KI-Tools zur ISO-Zertifizierung nutzen?

Sich ISO-zertifizieren zu lassen, das kostete die Unternehmen bisher viel Zeit und Geld. Deshalb verzichteten viele Klein- und Mittelunternehmen (KMU) auf eine Zertifizierung. KI-Tools versprechen hier Abhilfe.

Das Internet und die Social Media ermöglichen es Unternehmen, sich mit Werbebotschaften direkt an ihre Zielkunden zu wenden. Im Wettbewerb um deren Aufmerksamkeit überbieten sie sich dabei förmlich: Jedes gibt (gefühlt) vor, das Günstigste, Beste, Kundenorientierteste, Innovativste usw. zu sein.

Im allgemeinen Marktgetöse Profil zeigen

Doch was steckt wirklich hinter den vollmundigen Werbeversprechen? Das können die Adressaten oft nicht beurteilen. Denn um in dem "Marktgetöse" überhaupt wahrgenommen zu werden, werden die Unternehmen, wie Dennis Berse, Geschäftsführer der Online Marketing-Agentur AdRock Marketing, Pfronten, betont, "mit ihren Selbstdarstellungen - speziell im Internet - stets schriller und lauter."

Doch wie können Klein-Unternehmen in diesem Umfeld ihre potenziellen Kunden noch davon überzeugen, dass sie wirklich kundenorientiert sind und ihnen eine Top-Qualität liefern - obwohl sie nicht zu den Schreihälsen im Markt zählen? Insbesondere für Anbieter im B2B-Bereich stellt dies oft eine große Herausforderung dar; speziell dann, wenn sie sich gegen große etablierte Mitbewerber behaupten müssen, deren Marketingbudgets scheinbar unerschöpflich sind.

Zertifizierung als mögliche Problemlösung

Eine Option ist: Die eigene Organisation und ihre Leistung zertifizieren lassen - beispielsweise gemäß der Qualitätsnorm ISO 9001. "Gerade für kleine Unternehmen und Selbstständige bietet eine ISO-Zertifizierung große Vorteile", betont Reinhard Wanzek, Vorsitzender des Bundesverbands unabhängiger Zertifizierungsstellen (BVUZ), Bonn. "Denn sie signalisiert potenziellen Kunden: Der Anbieter legt Wert auf eine hohe Kundenorientierung und Qualität."

Das Problem war bisher das damit verbundene Procedere. "Als wir uns erstmals mit den Vorgaben der Norm ISO 9001 befasst haben, wurden wir von deren Komplexität fast erschlagen", erinnert sich Florian Kunze, Mitglied der Geschäftsleitung des Arbeitsbühnen-Anbieters Kunze GmbH, Bruckmühl: "Auch eine Investition von mehreren Tausend Euro für eine monatelange Beratung kam für uns nicht in Frage". Bernd Brocher von der VerMaKom GmbH, Würselen, die Nachlass- und Notfallpläne für Auswanderer entwickelt, hatte dasselbe Problem: "Für uns war der Zertifizierungsaufwand bislang einfach zu groß."

Die Zahlen sprechen für sich: Von den vier Millionen KMU und Selbstständigen in Deutschland sind nur 50.000 offiziell zertifiziert. Der Grund: der hohe zeitliche und finanzielle Aufwand. Für eine ISO 9001-Zertifizierung müssen Solo-Unternehmer und Start-ups schnell mal 5.000 Euro berappen, bei Unternehmen mit bis zu 10 Beschäftigten werden meist fünfstellige Zertifizierungsgebühren fällig.

Den Aufwand mit KI-Unterstützung reduzieren

Dieser Problematik haben sich inzwischen innovative Start-ups angenommen. So bietet zum Beispiel das DICIS (Digital Institute for Certification of International Standards)", Leipzig, die Vorbereitung auf die Zertifizierung und die Zertifizierung sogar als monatliches Abo an: zum "Professional"-Preis von 149 Euro/Monat "für bis zu 10 Nutzer". Das ermöglicht der Einsatz von künstlicher Intelligenz. "In weniger als einer Stunde erarbeiten sich Unternehmen mit Hilfe unseres KI-Assistenten die Grundstruktur ihres Qualitätshandbuchs nebst den notwendigen Dokumenten wie Stellenbeschreibungen, Arbeitsanweisungen usw. - primär durch Eingabe der relevanten Eckdaten", erklärt DICIS-Vorstand Dr. Jens-Uwe Meyer. "Die KI passt die Unterlagen dann inhaltlich exakt an das Unternehmen an." Danach kann die Umsetzung beginnen, die ebenfalls von dem KI-Assistenten gesteuert wird. Damit entfällt neben dem finanziellen das bisher größte Hindernis einer ISO 9001-Zertifizierung: der bürokratische Aufwand, der neben der Alltagsarbeit oft nicht zu bewältigen war.

Nachweislich und sicher Qualität produzieren

Zertifizierungen werden in den nächsten Jahren immer wichtiger werden. Davon ist der Organisationsberater Klaus Doll, Neustadt an der Weinstraße, überzeugt: "Aufgrund der steigenden Zahl gesetzlicher Auflagen, die die Unternehmen zu erfüllen haben, und weil die Marketingbotschaften speziell im Netz immer effekthascherischer werden, um möglichst viele Leads zu generieren."Deshalb werden, so Dolls Vermutung, Zertifizierungen zu immer wichtigeren Differenzierungsmerkmalen für Unternehmen im Wettbewerb - "sofern die Zertifikate von vertrauenswürdigen Zertifizierern stammen".

Sowohl die Kunze GmbH als auch die VerMaKom GmbH nutzten ein KI-Tool für ihre ISO 9001-Zertifizierung. "Aus Zeit- und Kostengründen", erklärt VerMaKom-Geschäftsführer Brocher. Und sein Kollege Florian Kunze von der Kunze GmbH ergänzt: "Aufgrund des bürokratischen Aufwands war für uns klar: Wenn wir uns mit dem Thema Zertifizierung befassen, dann nur mit KI-Unterstützung."

KI-Nutzung zur Zertifizierung ist zeitgemäß

Auch AdRock Marketing ließ sich mit dem innovativen DICIS-Ansatz zertifizieren. "Denn wir leben in einer zunehmend digitalen Welt", sagt Geschäftsführer Berse. "In ihr wirken die traditionellen langwierigen Zertifizierungsverfahren geradezu aus der Zeit gefallen." Anders mag dies aus Konzernsicht sein, die in ihren Stabsabteilungen die erforderliche Manpower haben.

Janne Siemens

Zur Autorin: Janne Siemens, Darmstadt, arbeitet als freie Journalistin. Sie ist auf Managementthemen spezialisiert.
Die PRofilBerater GmbH, Darmstadt, ist eine (Online-)Marketing- und PR-Agentur, die sich auf die Zielgruppe "Anbieter immaterieller Dienstleistungen" spezialisiert hat. Sie unterstützt unter anderem Bildungs- und Beratungsunternehmen beim Entwickeln und Vermarkten ihrer "Produkte", beim Konzipieren und Gestalten ihrer Marketing- und Vertriebsinstrumente und bei der Pressearbeit. Außerdem unterstützt sie Bildungs- und Beratungsanbieter in SEO-Fragen, so dass ihre Unternehmen sowie deren Webseiten eine gute Google-Platzierung erzielen und bei Suchabfragen im Netz schnell und häufig gefunden werden.
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